邮件只有三句话。“您好——我们发现您上次入库出现差异。我们找不到 340 个单位。我们正在调查。”
接下来的两周将决定您是能收回大部分资金还是颗粒无收。几乎所有结果都取决于您在收到邮件之前已经做或未做的事情。
这是备货中心关系中没有人会预料到的部分。您可以 妥善审查运营商 并 确切了解他们的收费 即使如此，您仍可能面临这种情况，因为即使是合格的仓库也可能发生库存丢失。优秀运营商和糟糕运营商的区别不在于是否会发生这种情况。而在于他们是否会告知您，以及告知时他们的文件记录如何。
在开始之前有一个注意事项：这是一份实用的操作指南，而非法律建议。您的合同具有约束力，仔细阅读合同的律师将胜过互联网上的任何文章。以下是您应该做什么、按什么顺序做以及哪些问题实际上决定了结果。
首先，找出货物丢失的地点
卖家会跳过这一步，立即与备货中心开始协商。这是一个错误，因为库存丢失的地方至少有六个，而其中只有两个是备货中心的问题。
供应商发货数量不足。 箱子数量匹配，但件数不匹配。您的索赔对象是供应商，您的证据是收货数量。
在运输过程中丢失。 货物在运输途中短缺或损坏。这是针对承运商的货物索赔，受完全不同的规则管辖，且截止日期短得多——请参阅 货物索赔操作指南。
未正确接收。 货物已送达，但入库时数量错误，并且该错误被传递下去。
在仓库内丢失。 已正确接收，然后被放错位置、拣货错误或发送到其他客户的账户。
在处理过程中损坏。 实际存在，但商业价值为零。
亚马逊收货数量短缺。 货物已从备货中心发出，但未送达亚马逊配送中心——这要么是承运商索赔，要么是亚马逊赔偿，而不是 3PL 索赔。
在这里最有用的文件是带有时间戳和数量的收货报告。如果运营商在入库时记录了 1,200 个单位，而现在只能说明 860 个单位的去向，那么损失就是他们的责任，对话将很简短。如果入库时从未进行过件数统计，您将发现您无法证明这些单位曾经存在。
这就是为什么 审查清单 会如此强调询问收货是否包含数量统计。这不是服务问题。这是证据问题。
最初的 48 小时：在写邮件之前建立文件记录
在开始协商之前完成此操作，并以书面形式进行。
请求库存明细账，而非汇总。 您需要 SKU 的每一笔交易：收货、调整、拣货、发货、损坏、报废。电子邮件中的数字不是证据。明细账显示数量在哪里出现问题。
请求收货文件。 签收的送货收据或送货证明、入库数量以及收货时拍摄的任何照片。优秀的运营商默认会拍摄入库托盘的照片。
询问有何变化。 循环盘点结果、进行的任何调整以及由谁进行的调整，以及 SKU 是否在仓库位置之间移动。
书面提出保留请求。 要求他们保留收货和存储期间的监控录像。仓库视频通常以 14 至 30 天的循环覆盖。如果您在第 40 天提出请求，将没有任何内容可供保留。这句话，尽早发送，其价值胜过本节中的任何其他内容。
确定价值。 您从供应商那里获得的商业发票、单位的到岸成本以及这些单位的销售价格。您将需要这三者，因为您获得的赔偿几乎永远不是零售价。
保持事实，不带感情色彩。您发送的每一条信息都可能被理算师稍后阅读，因此是一份文件。
准备中心实际欠您什么
在这里，期望与现实分道扬镳。
他们是保管人，不是保险人
存放您货物的仓库是保管人。在美国，这通常意味着他们负有合理的注意义务，并且当损失是由于他们未能履行此义务而造成的，他们将承担责任。他们不像保险人那样，不会自动承担每一次损失的责任。
实际上，这意味着争论的焦点在于疏忽。“货物在您的仓库里，现在却不见了”是一个有力的开场白，因为经营者拥有保管权，因此有责任进行解释。但这只是一个立场，并非自动获胜。
责任上限是关键
这是您合同中决定金额的条款，而大多数卖家从未读过它。
仓库合同几乎总是对责任设定上限，而这些上限是残酷的。常见形式：
按磅计算 — 例如，每磅 0.50 美元。一托盘重 400 磅的小型电子产品，上限为 200 美元，而不管这些货物的成本是 38,000 美元。
按单位计算 — 每丢失一个单位固定几美元。
按费用倍数计算 — 责任上限为您支付给他们的费用的一、二或三个月。如果您每月向经营者支付 900 美元，那就是您的最高限额。
时效限制 — 索赔必须在事件发生后的 30、60 或 90 天内提出，之后无效。
今天就阅读该条款，趁您还不需要它。如果您每月花费 900 美元，并在仓库中存放价值 60,000 美元的库存，那么这两个数字之间的差距就是您的实际风险敞口，事后争论也无法弥补。
许多合同还允许您声明更高的价值并支付额外费用。几乎没有人这样做，因为几乎没有人阅读该条款。
四个不同的资金来源
当货物丢失时，资金可以来自四个地方，它们是不可互换的。
经营者自有资金。 小额损失，特别是当他们想留住您的业务时，会在没有正式索赔的情况下进行抵扣。这是最快的途径，也是为什么冷静、记录详尽的首次电子邮件很重要的原因。
他们的仓库法定责任险。 这涵盖了在其保管下的货物，并且仅在他们依法承担责任的范围内作出赔付——这又回到了责任上限。一般责任险不涵盖您的库存；它涵盖的是有人在他们的停车场滑倒等情况。
您自己的货物运输险或库存周转险。 这是大多数卖家没有但应该拥有的资金来源。它根据您的条款，按照您声明的价值为您的货物投保，无论经营者的责任上限或过错如何。对于任何规模的库存，这是列表中杠杆最高的单一项目，而保费相对于它弥补的差距来说很小。
亚马逊。 仅适用于亚马逊接收货物后发生的损失。此处不适用，但请参阅下文关于顺序陷阱的内容。
提交索赔
即使对话友好，也要发送正式的书面索赔。这会启动时钟，创建记录，并且通常是其他任何事情的合同先决条件。
包括：
货件和 SKU 的标识，附带日期
丢失或损坏的数量，以及您如何计算得出的
声称的价值，以及您的依据 — 附上商业发票
您已要求的收货单据和账簿副本
照片，如果是损坏而非丢失
具体要求和回复截止日期
关于价值：预计您将获得成本价，而不是售价。追回损失的利润是一个更难争辩的问题，大多数合同明确排除了间接损失。声称您的到岸成本，包括您为将货物运到那里已经支付的运费和关税，因为这笔钱确实已经花出去了。不要虚报。一个无法支持的数字会使您索赔中的所有其他数字都变得可协商。
双重赔付陷阱
如果损失部分涉及已离开备货中心但从未送达亚马逊的货件，您可能需要同时向亚马逊申请赔偿并向运营商或承运商提出索赔。顺序很重要，诚实也很重要。
确定损失发生时由谁保管，并向该方提出一次索赔。向亚马逊和运营商就同一批货件提出索赔并两次收款，这种行为会引起亚马逊账户的审查。运营商也会发现这种情况，因为理算员会互相交流。
如果划分确实不清楚，请在索赔中说明，而不是提出两个完整的索赔然后让他们自行解决。
留置权：为什么“我们要把库存提走”可能会失败
这是最令人惊讶的细节，所以在发出威胁之前请做好计划。
仓库运营商通常对他们占有的货物拥有留置权，以收取未付的费用。如果您停止支付发票，因为您正在争论，运营商可能有权扣留您剩余的库存，直到余额结清。您可能会发现原始损失加上您拥有的所有其他物品都堆在一个您无法再访问的建筑物里。
实际规则：在争论争议金额的同时，继续支付未争议的发票。如果您愿意，可以在书面抗议下付款，但一定要付款。扣留付款感觉像是筹码，但通常会将筹码交给对方。
如果您要离开，请先取回货物，然后再解决。安排出库，将其装上卡车，然后进行谈判。
下次更早地发现问题
大多数损失发现得太晚，而太晚的发现会毁掉索赔。截止日期会过去，视频会被覆盖，员工会流失。
每月进行核对。 收到的货件数减去发出的货件数减去在库货件数应等于零。如果不等于零，请在本月提出，而不是在年底。
在合同中要求进行循环盘点。 每季度对您的顶级 SKU 进行盘点，并将结果发送给您。定期盘点的运营商会发现自己的错误，这正是您想要的。
关注损耗率，而不是事件。 少一个货件是噪音。持续的百分之零点二五的漂移是一个流程问题，值得在它还很小的时候就提出来。
拍摄高价值入库货物的照片。 作为常规做法，要求在收到货物时拍摄托盘照片。
下次合同中要更改的内容
您不会 wholesale 重新谈判仓库的标准条款。通常可以更改三件事，这三件事很重要：
声明价值选项，并写下提高上限的费率。
合理的索赔窗口 — 90 天而不是 30 天，因为发现是瓶颈。
接收记录和视频的保留条款 — 90 天，书面形式。
还有一项不需要他们同意的：购买您自己的货物保险，涵盖第三方地点的货物。这会将上限问题转嫁给他人。
该 审查清单 告诉您运营商是否能够完成工作。 定价明细 告诉您成本是多少。这是第三个问题，也是决定您个人要承担多少个月份损失的问题：当运营商丢失您的货物时，他们具体要承担什么责任？
现在就找出答案，当它还在文件条款中时，而不是在电子邮件中的数字。
