Datenschutzerklärung

01Wer wir sind

PrepLists ist ein B2B-Marktplatz für Logistikdienstleistungen, der von TechnoFrog LLC betrieben wird, einem Unternehmen mit eingetragenem Sitz in 8 The Green STE A, Dover, DE 19901, USA. Unser operativer Geschäftsbetrieb befindet sich in Spanien, und unsere Server stehen innerhalb der Europäischen Union (Spanien).

PrepLists bringt Unternehmen mit Prep-Centern, Lagern und Transportdienstleistern in den gesamten USA zusammen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen und geschäftlichen Daten erheben, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie unsere Plattform unter preplists.com nutzen.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter [email protected].

02Welche Daten wir erheben

Kontodaten

Wenn Sie ein PrepLists-Konto registrieren, erheben wir folgende personenbezogene Daten:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (als bcrypt-Hash gespeichert – Passwörter speichern wir niemals im Klartext)
• Vor- und Nachname (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Nutzerrolle (Partner, Logistiker, Transportanbieter oder Nutzer)

Unternehmensdaten

Wenn Sie sich als Geschäftspartner registrieren, erheben wir zusätzlich:

• Name und Beschreibung des Unternehmens
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Website des Unternehmens
• Unternehmensart (Prep-Center, Lager, Transportdienstleister)
• Steuerliche Identifikationsdaten: EIN, Steuernummer, Land der Registrierung
• Sitzanschrift: Straße und Hausnummer, Stadt, Bundesstaat, Postleitzahl (ZIP), Land

Standortdaten

Für Unternehmenseinträge erheben wir:

• Name, Adresse und geografische Koordinaten des Standorts
• Öffnungszeiten und Kontaktdaten
• Angebotene Leistungen und Preisinformationen
• Fotos und Beschreibungen der Räumlichkeiten

Automatisch erhobene Daten

Wenn Sie unsere Website besuchen, erheben wir unter Umständen automatisch:

• IP-Adresse und ungefährer geografischer Standort
• Browsertyp, Betriebssystem und Geräteinformationen
• Besuchte Seiten, Verweildauer, Verweisquelle
• Fehlerprotokolle und Leistungsdaten (über Sentry)

03Wie wir Ihre Daten nutzen

04Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

05KI-gestützte Funktionen

PrepLists bietet einen KI-gestützten Onboarding-Assistenten, der Sie beim Einrichten Ihres Unternehmensprofils, beim Konfigurieren von Standorten und bei der Auswahl von Leistungen unterstützt. Wenn Sie diese Funktion nutzen, gilt Folgendes:

• Ihre Chatnachrichten sowie Ihre Unternehmens- und Standortdaten werden an unseren KI-Dienstleister (OpenRouter / OpenAI) übermittelt, um Antworten zu generieren und in Ihrem Namen Aktionen auszuführen
• Übermittelt werden: Unternehmensname, Beschreibung, Kontaktdaten, Standortdetails, Leistungen und Ihre Chatnachrichten
• KI-Anbieter verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und verwenden sie nicht zum Training ihrer Modelle

Wichtig: Teilen Sie über den KI-Chat keine sensiblen Informationen wie Passwörter, vollständige Bankkontonummern, Sozialversicherungsnummern, Steuerbescheinigungen oder andere vertrauliche Dokumente. Alle Daten, die Sie dem KI-Assistenten freiwillig übermitteln, werden von KI-Drittanbietern verarbeitet, und PrepLists kann nicht garantieren, dass sie aus diesen Systemen abgerufen oder gelöscht werden können. Sie sind allein für die Inhalte verantwortlich, die Sie in KI-Unterhaltungen teilen.

Mit der Nutzung der KI-Onboarding-Funktion nehmen Sie diese Datenverarbeitung, wie in unseren Nutzungsbedingungen beschrieben, zur Kenntnis und willigen in sie ein. Sie können auch auf den KI-Assistenten verzichten und Ihr Profil stattdessen manuell einrichten.

06Dienste von Drittanbietern

Wir geben Daten an folgende Drittanbieter weiter, die sie in unserem Auftrag verarbeiten:

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten weder durch Verkauf noch durch Vermietung oder Tausch an Dritte zu deren Marketingzwecken weiter.

07Zahlungen

Die Zahlungsabwicklung auf PrepLists erfolgt über vertrauenswürdige externe Zahlungsdienstleister. Derzeit unterstützen wir:

Wir speichern nur Transaktionsreferenzen (Zahlungs-IDs, Abonnementstatus, Tarifdetails) – niemals Ihre vollständigen Zahlungsdaten. Sämtliche Zahlungsdaten werden ausschließlich vom jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet.

08Datei-Uploads & Speicherung

Sie können zu folgenden Zwecken Dateien auf unsere Plattform hochladen:

Alle hochgeladenen Dateien werden in einem sicheren Cloud-Speicher (AWS S3 oder Cloudinary) mit Zugriffskontrollen gespeichert. Verifizierungsdokumente werden niemals veröffentlicht oder an andere Nutzer weitergegeben. Sie können jederzeit die Löschung jeder hochgeladenen Datei verlangen.

09Internationale Datenübermittlungen

Unsere Hauptserver befinden sich in Spanien (EU), sodass der Großteil der Datenverarbeitung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stattfindet.

Einige unserer Drittanbieter sind jedoch in den USA ansässig. Daher können Ihre Daten in folgenden Fällen in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden:

• Google Analytics – anonyme Nutzungsdaten, verarbeitet von Google LLC (USA). Google nimmt am Datenschutzrahmen EU-USA (EU-US Data Privacy Framework, DPF) teil.
• Sentry – technische Fehlerdaten, verarbeitet von Functional Software, Inc. (USA).
• OpenRouter / OpenAI – KI-Onboarding-Daten, verarbeitet in den USA. Kommt nur zum Einsatz, wenn Sie den KI-Assistenten aktiv nutzen.
• Stripe / Payoneer – Zahlungsdaten, verarbeitet von in den USA ansässigen Zahlungsdienstleistern mit geeigneten Garantien.

Für alle Übermittlungen außerhalb des EWR stützen wir uns auf geeignete rechtliche Mechanismen, darunter Standardvertragsklauseln (SCC), Angemessenheitsbeschlüsse oder den Datenschutzrahmen EU-USA, damit für Ihre Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.

10Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten für folgende Zeiträume:

10bBewertungseinladungen & E-Mail-Kommunikation

Anbieter auf PrepLists können ihre Kunden einladen, eine Bewertung abzugeben. Diese Einladungen können über unsere Plattform per E-Mail versendet oder als öffentlicher Link bzw. QR-Link oder als einbettbares Widget erstellt und vom Partner direkt geteilt werden. Im Folgenden wird beschrieben, welche Daten wir erheben und wie sie verwendet werden:

• Was wir senden: Wenn ein Partner den E-Mail-Versand aktiviert, senden wir eine einzelne Transaktions-E-Mail an die von ihm angegebene Adresse. Die E-Mail enthält den Namen des Partners, den Namen des Standorts und einen Link zur Abgabe einer Bewertung. Jede E-Mail enthält einen Link, über den sich Empfänger mit einem Klick abmelden können.
• Was wir speichern: die E-Mail-Adresse, ein Einladungstoken, den Partner, der die Einladung erstellt hat, Zeitstempel von Versand und Zustellung sowie Aufruf- und Nutzungskennzahlen. Über Einladungen abgegebene Bewertungen werden zu Prüfzwecken mit dem Einladungsdatensatz verknüpft.
• Badge „Verifizierter Kunde“: Bewertungen, die über eine persönliche Einladung abgegeben wurden, werden als „Verifizierter Kunde“ gekennzeichnet – dies bestätigt lediglich, dass die Bewertung auf eine direkte Einladung des Standortinhabers zurückgeht; es handelt sich nicht um eine unabhängige Überprüfung der zugrunde liegenden Transaktion.
• Ihr Recht auf Abmeldung: Klicken Sie in einer beliebigen E-Mail mit einer Bewertungseinladung auf den Abmeldelink oder rufen Sie /unsubscribe mit dem signierten Link aus Ihrer E-Mail auf. Abgemeldete Adressen werden in eine Sperrliste aufgenommen und erhalten keine weiteren Einladungen.
• Maßnahmen gegen Missbrauch: Wir setzen Versandlimits ein, um zu verhindern, dass Partner das System für Massenmarketing nutzen. Partner müssen unseren Nutzungsbedingungen zustimmen, nach denen Einladungen ausschließlich an echte Kunden im Zusammenhang mit erbrachten Leistungen gesendet werden dürfen.
• Gastkonten: Wenn Sie über eine Einladung eine Bewertung abgeben, ohne bereits ein Konto zu haben, legen wir einen minimalen „Gast“-Datensatz an, damit wir die Bewertung zuordnen können. Mit Gastkonten ist keine Anmeldung möglich, und sie haben keinen Zugriff auf andere Funktionen. Sie können einen Gastdatensatz bei der Abgabe der Bewertung in ein vollständiges Konto umwandeln oder jederzeit die Löschung beantragen.

11Ihre Rechte

Je nach Ihrem Aufenthaltsort haben Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen. Gegebenenfalls bitten wir Sie, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. PrepLists ist eine B2B-Plattform, und wir verkaufen keine personenbezogenen Informationen an Dritte.

12Kommunikation

Wir versenden folgende Arten von E-Mails:

Transaktions-E-Mails (werden immer gesendet)

• E-Mail-Bestätigung bei der Registrierung
• Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts
• Sicherheitsbenachrichtigungen zum Konto

Plattform-Benachrichtigungen (konfigurierbar)

• Neue Nachrichten anderer Nutzer (gedrosselt auf maximal 1 E-Mail pro 24 Stunden je Unterhaltung)
• Angebotsanfragen für Ihre Leistungen
• Bewertungen und Kommentare zu Ihren Einträgen
• Statusaktualisierungen zur Beanspruchung von Standorten
• Aktualisierungen zu Abonnement und Abrechnung
• Einladungen für Teammitglieder

Ihre Benachrichtigungseinstellungen können Sie in Ihren Kontoeinstellungen verwalten. Transaktions-E-Mails zu Sicherheit und Kontoverwaltung können nicht deaktiviert werden, da sie für den Betrieb Ihres Kontos unerlässlich sind.

Innerhalb der Plattform nutzen wir außerdem WebSocket-Benachrichtigungen in Echtzeit für sofortige Updates zu Nachrichten, Angeboten und Statusänderungen. Diese erfolgen nicht per E-Mail und funktionieren nur, während Sie die Website aktiv nutzen.

13Datenschutz für Kinder

PrepLists ist eine B2B-Plattform, die für Personen ab 18 Jahren bestimmt ist. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren.

Wenn wir feststellen, dass wir personenbezogene Daten einer Person unter 18 Jahren erhoben haben, werden wir Maßnahmen ergreifen, um diese Informationen umgehend zu löschen. Sollten Sie annehmen, dass uns ein Kind unter 18 Jahren personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

14Sicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung – alle Daten, die zwischen Ihrem Browser und unseren Servern übertragen werden, sind per TLS/HTTPS verschlüsselt
• Passwort-Hashing – Passwörter werden mit bcrypt gehasht und niemals im Klartext gespeichert
• JWT-Authentifizierung – sichere tokenbasierte Sitzungsverwaltung mit automatischem Ablauf
• Zugriffskontrollen – Verifizierungsdokumente sind ausschließlich autorisierten Administratoren zugänglich
• Sichere Dateispeicherung – hochgeladene Dateien werden in verschlüsseltem Cloud-Speicher mit Zugriffsrichtlinien gespeichert
• Fehlerüberwachung – Sentry hilft uns, sicherheitsrelevante Probleme in Echtzeit zu erkennen und zu beheben

Obwohl wir alle angemessenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ergreifen, ist keine Methode der elektronischen Übertragung oder Speicherung zu 100% sicher. Wenn Sie eine Sicherheitslücke entdecken, melden Sie diese bitte an [email protected].

15Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken, Technologien, rechtlichen Anforderungen oder Geschäftsabläufe widerzuspiegeln. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie wie folgt:

• Veröffentlichung eines gut sichtbaren Hinweises auf unserer Website
• Versand einer Benachrichtigung an Ihre registrierte E-Mail-Adresse
• Aktualisierung des Datums „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu überprüfen. Die weitere Nutzung der Plattform nach Veröffentlichung von Änderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

16Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte:

Wenn Sie sich in der EU bzw. im EWR befinden und mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.